Bedrijfsproces automatiseren als MKB

Verlies je elke week uren aan werk dat eigenlijk vanzelf zou moeten gaan? Offertes overtypen, gegevens van het ene systeem naar het andere kopiëren, dezelfde mail voor de vijftigste keer versturen. Op een gegeven moment denk je: dit moet slimmer kunnen. En dan begint het zoeken. Een tool? Een koppeling? Iemand die software voor je bouwt?

Een bedrijfsproces automatiseren als MKB klinkt groot, maar het begint bijna altijd klein. Het lastige is niet de techniek. Het lastige is kiezen: waar begin je, en welke route past bij jouw situatie. In dit stuk zetten we een eerlijk kader neer. Geen verkooppraatje, gewoon hoe je de goede keuze maakt voordat je iemand belt.

Welke processen lenen zich het beste voor automatisering?

Niet elk proces is de moeite waard om te automatiseren. De beste kandidaten hebben een paar dingen gemeen.

Ze zijn repetitief. Je doet ze vaak, elke dag of elke week, en de stappen zijn steeds hetzelfde. Ze volgen duidelijke regels. Als dit, dan dat. Weinig uitzonderingen, weinig nadenken. En ze kosten nu echt tijd of leveren fouten op omdat ze handmatig gaan.

Denk aan dit soort werk:

• Gegevens overtikken van het ene systeem naar het andere
• Facturen aanmaken en versturen op basis van een order
• Nieuwe klanten of leads in meerdere systemen zetten
• Terugkerende rapportages in elkaar zetten
• Standaardmails of bevestigingen versturen op het juiste moment
• Voorraad of afspraken bijhouden die nu in een los Excel-bestand leven

Wat zich juist slecht leent: werk waar veel oordeel bij komt kijken, processen die elke keer anders lopen, of iets wat je maar een paar keer per jaar doet. Daar is de winst klein en de moeite groot. Automatiseren wat je zelden doet, is meestal weggegooid geld.

Begin dus niet met het ingewikkeldste proces. Begin met het saaiste. Het werk dat niemand leuk vindt en dat elke week terugkomt, dat is waar de eerste winst zit.

Standaardtool, no-code of maatwerk: wanneer kies je wat?

Als je een bedrijfsproces gaat automatiseren als MKB, zijn er grofweg drie routes. Ze verschillen in kosten, snelheid en hoe goed ze op jouw manier van werken passen.

Een standaardtool

Er is voor bijna elk veelvoorkomend proces al software. Boekhoudpakketten, CRM-systemen, planningstools, kassasystemen. Als jouw proces lijkt op wat duizenden andere bedrijven ook doen, is een standaardpakket vaak de slimste en goedkoopste keuze. Je betaalt per maand, je hoeft niets te bouwen, en updates krijg je erbij.

De grens komt in zicht als je jouw werkwijze steeds moet aanpassen aan de tool in plaats van andersom. Of als je drie losse tools naast elkaar draait die niet met elkaar praten.

No-code of low-code

Hier bouw je zelf iets samen, zonder een programmeur, met bouwstenen en koppelingen. Handig als je een aantal bestaande tools wilt laten samenwerken, of als je een eenvoudig proces wilt automatiseren dat nét niet in een standaardpakket zit. Snel opgezet, relatief goedkoop, en je kunt makkelijk bijsturen.

De valkuil: als je proces groeit, wordt zo'n zelfgebouwde constructie soms een kaartenhuis. Veel losse koppelingen die stuk kunnen als één tool verandert. Prima om mee te beginnen, minder fijn als je hele bedrijf erop draait.

Maatwerk software

Bij maatwerk laat je software bouwen die precies doet wat jouw proces vraagt. Dit is de juiste keuze als je proces echt onderscheidend is, als het het hart van je bedrijf raakt, of als geen enkele bestaande tool erbij in de buurt komt. Je krijgt iets dat past als een handschoen en dat meegroeit.

Het kost meer, vooraf en op de lange termijn. Dus je doet het alleen als de andere routes je te veel in de weg zitten. We schreven er een uitgebreider stuk over waarin we beide kanten eerlijk afwegen: maatwerk software of een standaardpakket.

Een eerlijke volgorde om over na te denken: kijk eerst of een standaardtool het oplost. Zo niet, kijk of je het met no-code aan elkaar kunt knopen. Pas als dat allebei niet werkt of te wankel wordt, is maatwerk de slimste keuze.

Wat kost het automatiseren van een bedrijfsproces?

Hier wil iedereen een getal, en dat snappen we. Toch is een hard bedrag geven zonder je proces te kennen onzin. Wat we wel kunnen geven: hoe de kosten zich tot elkaar verhouden, zodat je een gevoel krijgt.

Een standaardtool kost meestal een bedrag per gebruiker per maand. Voorspelbaar, laag om mee te starten, en de kosten lopen op naarmate je meer mensen of functies gebruikt.

Een no-code oplossing zit qua opzet vaak in de orde van een paar dagen tot enkele weken werk, plus maandelijkse kosten voor de tools die je aan elkaar knoopt. Betaalbaar om te beginnen, mits het proces niet te ingewikkeld is.

Maatwerk is een grotere investering. Je betaalt voor het bouwen zelf en daarna voor onderhoud en doorontwikkeling. Wat het precies wordt, hangt af van hoe complex het proces is, met hoeveel systemen het moet praten en hoe belangrijk het is dat het altijd werkt.

Deze bedragen zijn bewust indicatief. De echte vraag is niet "wat kost het" maar "wat levert het op". Reken eens uit: hoeveel uur per week gaat er nu in dat handmatige werk, en wat kost dat uur? Als je daar tegenover zet wat automatiseren kost, zie je vanzelf of het uit kan. Voor de manier waarop wij naar prijzen kijken, staat er meer in wat een website of app laten maken kost.

Hoe herken je een proces dat rijp is voor software?

Een proces is klaar om te automatiseren als je op de meeste van deze punten ja zegt:

• Het gebeurt vaak en op dezelfde manier. Je kunt de stappen opschrijven zonder na te denken.
• Er gaat nu veel tijd in zitten, of het levert regelmatig fouten op.
• De regels zijn helder: bij deze situatie hoort altijd deze actie.
• Het is stabiel. Het proces verandert niet elke maand van vorm.
• Meerdere mensen doen het, of het blijft liggen als één iemand er niet is.

En een belangrijk teken dat je vaak over het hoofd ziet: als je hetzelfde stukje informatie op meer dan één plek moet invoeren, is dat bijna altijd een proces dat rijp is voor software. Dubbel werk is de duidelijkste hint die er is.

Zie je het omgekeerde, dus veel uitzonderingen, veel overleg, veel "het hangt ervan af", dan is het proces nog niet rijp. Maak het eerst helder als mens voordat je het aan software geeft. Software versnelt een goed proces, maar een rommelig proces wordt door software alleen maar sneller rommelig.

Eerste stappen: zo begin je zonder te verdwalen in tools

Het gevaar bij automatiseren is dat je in een konijnenhol met tools belandt. Je vergelijkt weken lang, probeert er vijf uit en bent verder van huis dan toen je begon. Zo voorkom je dat:

Kies één proces. Niet je hele bedrijf, één irritant, terugkerend klusje. Het liefst iets kleins dat je vaak doet.

Schrijf het uit. Letterlijk de stappen op papier of in een document. Wie doet wat, in welke volgorde, en waar loopt het nu vast. Als je dit niet helder krijgt, is dat op zich al waardevolle informatie.

Reken de winst uit. Hoeveel tijd kost dit proces nu per week? Dat is je maatstaf voor of het de moeite waard is.

Kies de route die past. Standaardtool, no-code of maatwerk. Gebruik het kader hierboven en verlies je niet in de mooiste demo, maar in wat bij jouw proces past.

Begin klein en meet. Automatiseer één ding, laat het een paar weken draaien en kijk of het echt tijd bespaart. Werkt het, dan pak je het volgende proces. Werkt het niet, dan heb je weinig verloren.

Deze aanpak houdt je uit de valkuil van "we bouwen meteen alles". Klein beginnen, leren, uitbreiden. Zo bouw je vertrouwen op, zowel in de aanpak als bij je team.

Kortom

Een bedrijfsproces automatiseren als MKB draait niet om de nieuwste tool, maar om de goede keuze voor jouw situatie. Begin bij het saaiste terugkerende werk, kijk eerst of een standaardpakket het oplost, en houd maatwerk voor de processen die echt het verschil maken. Reken altijd de winst uit voordat je bouwt.

Twijfel je welke route bij een bepaald proces past? Leg het ons gerust een keer voor. We denken graag mee, ook als het antwoord "hou het bij een standaardtool" is.